S銀行で表面7.5%築古重量鉄骨のダメ物件を買った大家が、6年間で現金1億を作った方法を公開します。

孫子大家

不動産投資・効率

・効率改善④ メール処理、リマインダー

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孫子大家流PCを使った業務の効率化

孫子大家流メール処理について

普通のサラリーマンをしていて外回りの営業でも一日の非常に多くの時間をメールやラインなどに使用していると思います。
孫子大家は大家業も非常に活発ですが実はサラリーマンとしても非常に業務が多く、素早くメールを処理するかが非常に重要だと考えています。
この時間を効率化することができれば、かなり多くの時間を削減できます。
効率化を進めたければ、一番効果が大きいところから狙う。
これもわかりやすい効率化の一例ですね^^
※ もしあなたが、車での移動が多い仕事なら、車の移動時間をいかに有効に使うか?その移動が本当に必要か?移動のルートを見直せないかなどを考えることに時間を使ってみていただければと思います。

メールの取り扱いルールを決める

では、孫子大家流の具体的なメール効率化のルールを決めましょう。
1. 朝会社に来た時にあるメールを一番上から処理していく。ただしこの時タグなどは一種しかつけない。その種類は(重要 後でやる)のみ。

2. とても簡単でこれを見たあなたが今すぐできる方法として、文章の書き方を工夫することがあります。ルールは極めて単純で、①、短文で書く ②、下記例のように①~③のように書く。こうすることで、相手が返信の際にすべての問いに答えてこないということが防げますし、相手の回答に対して質問するときも『①②は理解しました。③についてもう少し詳細をお教えいただけますか』のようなより明快で分かりやすいやり取りが可能です。

① 明日の打ち合わせ時間を10:00から 10:15分に変更できますか?
② お客様との打ち合わせの際、会社パンフレットを7部持ってきてください。
③ 待ち合わせは駅前のコーヒーショップにしましょう。

3. 1分で終わるメールも、5分で終わるメールも上から処理する。
※ 多くの方は1分のメールはすぐ処理するが、5分のメールは開けてみて1分考えて、先送りにして、もう一回時間がたってから開けてみて1分考えます。
人によってはこの動作を繰り返し5分以上の時間を無駄にしてしまっています。

4. メールの処理と並行してこなせる業務をストックしておき、同時並行で処理する。
※ 例えば、電話は着信までに平均して5コールはかかるので時間にすると、10秒ほどかかります。また電話に出るかどうかの確立を50%と考えると20秒の時間コストを使用します。
一日に何コール電話をするかは、その人によりますが20コールであれば、電話に出ない確率が50%だとすると、確率論的には
=10秒×20回+10秒×10回+10秒×5回+10秒×2.5回+10秒×1.25回+10秒×0.675回...
≒10秒×(20+10+5+2.5+1.25+0.675...)
≒10秒×40回=400秒 =6分40秒 ※月20日の労働だとすると

400秒×20日=133分20秒≒2時間15分

並行できる業務はいくらでもありますが、上記のように10秒の時間コストができれば、
月に2時間15分も節約できるのです。
皆さんの普段行っている業務の中で、頻度の多いものから削減すれば少しの時間でも月単位で見ると多くの時間を生み出せますよ。

相手がいるということを考えたときに、業務効率化

相手がミスをすることを予期する

さてもう一つ大きな時間節約の方法ですが、自分の仕事相手も非常に忙しく、いろいろと忘れることがあるということを理解することが重要です。
しかしこちらは一切悪くなくても、相手がミスって忘れてしまうとこちらが、大きな時間ロスになってしまいます。
説明したファネルでいうと、こちらが時間投資をしてファネルを進めてから相手によって失敗されると、そのファネルに至らなかった分の失敗も含めて時間が無駄になるためです。
※ ファネルについて
・効率改善① ファネルを理解する

では、相手がミスをすることもあるとしたとき、どうやればそのミスが減るか(忘れられることが減るか)またそれをフォローできるか?
これはもう非常に簡単です。
ただ相手にメールを送るときに、CCに自分のメールアドレスをつければいいのです。
それさえすれば、相手はこちらがフォローをしてくると軽いプレッシャーがかかるため、まず忘れられる確率が減りますが、メインの目的はそれであなく、自分が忘れなくなるということです。
そして、メールが自分に届きますので、すべてのメールを毎日処理して、未読がなくなるように追い掛けてください。

なぜ追い掛けると業務効率化されるのか?

あなたは、単純に自分のメールボックスにあるメールを処理していけばいいのです、経験則でいうと、毎日2時間おきに、未処理のメールを5件以下に抑えるだけで大丈夫です。
これを繰り返すと、あなたの相手は、あなたのメールを処理しない限りあなたが毎日連絡してくることになります。
結構嫌ですよね?

しかしこれをやって怒られるケースは、孫子大家の経験上ほとんどありません。
そして、私のメールは相手から非常に早く処理されるようになります。
これを徹底することで、常に相手に優先度を上げてもらった状態で仕事がテンポよく進むため
数カ月続ければ、あなたの業務はほかの人よりも効率化されていくのです。

効率改善の記事 他

まとめて読もう効率改善 ↓ ↓ ↓
・効率改善① ファネルを理解する
・効率改善② 期待値を理解する
・効率改善③ チャンクシステム
・不動産投資と時間の使い方
・織田信長に学ぶ、大家と会社員としてのマネジメント法

 

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